تقریبا همه ی ماها توی ادارات زیادی رفتیم و با روند کارهای اداری آشنایی داریم.
اداره های کشور ما علاقه ی زیادی به نامه زدن به اینو و اون دارن و از ابزار های دیجیتال استفاده زیادی نمیکنن(اتوماسیون اداریشونم که ماله سه قرن پیشه ).
بابای من کارمند بوده و منو با روند اداری برای گرفتن یه مجوز آشنا کرده که صد نفر باید اون درخواست شما رو ببینن و تایید کنن تا مجوز داده بشه ولی من نمیدونم چرا از ابزار دیجیتال استفاده نمیکنن که هم اون ارباب رجوع کارش راحت تر باشه و هم کارمندا اعصابشون آروم تر بمونه.
ایده ی من برای یه اداره ی دیجیتال اینه(نقش شما یه ارباب رجوع هست):
1.شما به سایت اداره رجوع میکنید و از داخل سایت قالب درخواست مجوز رو دانلود میکنید.
2.درخواست خودتون رو مطابق با قالب اداره کامل میکنید و توی سایت اداره به یه اکانت معتبر توی بخش مربوطه آپلود میکنید.
3.درخواست شما برای کارمند مربوطه میره و بررسی میکنه. اگه تایید شد خودش از طریق سیستم اداریش اونو به بخش بعدی میفرسته (به جای اینکه بگه برو پیش آقای فلانی،اتاق شماره ی n) و اگر درخواست مربوط به اون کارمند نمیشد فقط کافیه درخواست رو به محل مربوطه بفرسته.
4.اگه درخواست شما تایید نمیشد، کارمند مربوطه علت تایید نشدن پرنده دیجیتال شما رو ضمیمه میکنه و اون سیستم اداری به شما پیام رو میده که پرونده دیجیتال شما فلان مشکل رو داره تا نسبت به حل اون اقدام کنید.
5.و اگر نیاز به حضور فیزیکی شما بود(که توی خیلی کیس ها نیست.) به شما وقت میدن که فلان روز بیا اداره.
فک کنم استفاده ازین سیستم هم باعث افزایش بازدهی اداره میشه و هم خیلی خیلی در صرفه جویی وقت ارباب رجوع کمک میکنه و نکته ی جالبش اینه ی ساختن همچین سیستمی برای اداره ی های کشور اصلا زحمت زیادی نداره و الحمدلالله تمام دانش و تکنولوژی ساخت همچین سیستمی توی کشور وجود داره.
به نظرتون این سیستم باگی داره؟
چرا توی ادارات ما ازش استفاده نمیشه؟
- نداشتن هزینه ی کافی برای دیجیتالی شدن.
- اعتماد نداشتن به سیستم های دیجیتال.
- عادت به سیستم کنونی.
1 پسندیده
من یه مدت به عنوان کار دانشجویی در سیستم اداری دانشگاه کار کردم، استفاده از تکنولوژی به بهبود بعضی مشکلات مثل نبود کارمند در اتاقش، دسترسی نداشتن به افرادی که لازم است نامه ای را امضا کنن، پشت صف واستادن ها، و … کمک کنه.
ولی یه مشکل پایه ای در این سیستم ها وجود داره که حتی با تکنولوژی هم نمیشه هندلش کرد:
- خیلی مواقع افراد در اداره سردرگم هستن و نمیدونن ایا فلان کار نقش کی هست. یعنی وظیفه های افراد به شکل قانون مندی مشخص نشده، و بعضی ادارات برای اینکه کار روی زمین نمونه نیرو گرفتن بدون اینکه نقش ها را به طور تفصیلی برای افراد شرح دهند.
2 پسندیده
فک کنم حداقل مدیر عامل دیگه میدونه؟
میشه همچین چیزی به سیستم ضافه کرد:
من مثلا کارمندم و نمیدونم این پرونده وظیفه ی کی هست ولی میتونم حدس بزنم که مربوط میشه مثلا به آقای X. بعدش وثتی من پرونده رو برای اون اقا میفرستم، توی سیستم بنویسه برای آقای X بنویسه که من براش این کسی رو فرستادم.
بعد حالا اگه آقای X هم مسئول نبود، میفرسته برای حدس خودش و اگر تمام این انتقال ها ثبت میشه. و میشه یه حد براش تعیین کرد که اگر نامه اینجوری بین کارمند ها 5 بار پاس داده شد،پرونده برای مدیر کل ارسال بشه تا اون خودش پرونده رو برای بخش مربوطه بفرسته. یا اگه مثلا پرونده وقتی به آقای X رسید و آقای X حدسی نداشت، دستی پرونده رو برای مدیر بفرسته.
و میشه تمام این انتقالات رو نشون کارمند مربوطه داد که پرونده به کارمندی که یک بار این پرونده رو ارسال کرده برنگرده و سیستم بهش بگه که ابن پرونده مربوط به این آقا نیست، بفرستش برای یک نفر دیگه.
1 پسندیده
تجربه:
بابای من کارمند بازنشسته هست، امروز ازش پرسیدم که شما چرا توی ادارتون کلا سیستمتون رو دیجیتال نمیکنید که هم کار خودتون راحت تر و سریع تر باشه هم کار ارباب رجوع ها بابام بهم گفت که دوسال اخر شاغلیش، همین طرح رو توی اداره پیاده کردن و یه چیزی حدود ۱۵ میلیون تومن برای این امکان هزینه کردن ولی الان استفاده نمیشه.
پرسیده که چرا استفاده نمیکنین، مگه بد بود؟
بابام گفت نه، خیلی هم عالی بود،حتی ارباب رجوع ها میتونستن صدا و فیلم ضمیمه پروندشون کنن که خیلی خیلی کمک میکرد ، هم بازدهی کار بالا رفته بود و هم سریع تر بود ولی خیلی از کارمندان اداره بلد نبودن با کامپیوتر کار کنن
2 پسندیده
