اگه تجربه‌ی کار تیمی غیرحضوری داشته باشین، احتمالا تجربه کردین که به خصوص در شروع کار تیمی، زمان‌هایی پیش میاد که نوعی سکوت آزاردهنده فضای تیم ِتون رو پر می‌کنه.
این‌جور وقت‌ها، زمان براتون به شدت دیر می‌گذره! و دوست دارین به ازای حرکت‌هایی که انجام میدین و خروجی‌هایی که تولید می‌کنین هر چه زودتر، یک «واکنش»ِ هر چند معمولی دریافت کنید. اما متاسفانه می‌بینین که تیم ِتون دچار چاله‌ی سکوت شده بدون اینکه شما دلیلش رو بدونین.
در چنین موقعیتی چه کار می‌کنین؟
فرض ِ مسئله این هست که دلیل ِ به وجود چنین موقعیتی رو نمی‌دونین. (مثلا شاید در ساده‌ترین حالت، هم‌تیمی‌تون دچار یک کسالت شده باشه، یا برای چند روز درگیر و پرمشغله شده باشه و شاید هم مشکل خیلی عمیق‌تر باشه).
با چه ابتکاری از چنین موقعیتی عبور می‌کنین؛ طوری که هم علت این مشکل رو کشف کنین تا بتونین حلش کنین و هم باعث نشین که اعضای تیم احساس راحتی و آسایش نکنن ؟
خوشحال میشم از تجربه‌هاتون در این مورد بنویسین.
با این پرسش خیلی احساس نزدیکی میکنم بارها تجربه ش کردم. و الان خوشحالم که کسی مطرحش کرده تا راجع بهش عمیق شیم.
تو موقعیت الانِ تیمتون، بیاین به جا اینکه بپرسیم «چرا ساکتن؟» بپرسیم «چرا ساکت نباشن؟». چرا نیاز می‌بینین سکوتی نباشه؟ کمی وضعیت رو شرح بدین.
مثال بزنم:
وقتی تو تیم والیبال وسط زمین مسابقه هستیم حتما باید صحبت داخل زمین در جریان باشه، تا تیم هماهنگ و همدل بمونه. این صحبت روال داره. معمولا کاپیتان و گاهی هم پاسور، صحبت های مهم تر رو پیش میبره (جهت دهی). هر کدوم از اعضا هم وظیفه دارن برای تشویق هم تیمی هاشون «افرین» یا «اه» بگن. موقعی که کسی میخواد بره زیر اولین توپ هم لازمه از گزینه هایی مثل «من» یا «هستم» برای اعلام موقعیت و کاهش قاطی شدن تیم، استفاده کنه.
این صحبتا برای رسیدن به دستاورد بهتر لازمه و سایر صحبتا وسط زمین ممنوع.
اولین تجربه های سکوت تیمیم مربوط به تیم والیبال دانشگاه بود که اعضا حتی در مشخص کردن وضعیت خودشون هم شک داشتن و عادت به صحبت در حین بازی نداشتن. و این میشد که با وجود پتانسیلی که داشتیم، کلی موقعیت ها رو از دست میدادیم.
دلایل خیلی زیادی برای این دارم و صرفا چند مورد رو لیست می کنم (خیلیاش مشابه همون مثال والیبال هست):
وقتی تیم ساکته متوجه نمی شم بقیه چه حسی درباره خروجی ای که تولید کردم دارن و این ذهنم رو مشغول می کنه.
وقتی درباره خروجی ها حرف نمی زنیم، نمی تونیم تا حد خوبی مطمئن بشیم برداشت های واحدی ازشون داشتیم یا بفهمیم برداشت های متفاوتی داشتیم. این خودش زمینه برای بروز انواع سوءتفاهم در کار رو خیلی بالا میبره.
ممکنه برآیند دو طرز نگاه مختلف به یک خروجی باعث ایجاد جرقه های جدیدی بشه یا جلوی اشتباهات بزرگی رو بگیره و در سکوت چنین چیزی رخ نمیده.
با فیدبک دادن و گرفتن به صورت مستمر، حس پویایی و حس مورد حمایت قرار گرفتن (یا همدلی) توی تیم منتشر میشه و این دلگرمی خروجی رو بالا میبره.
وقتی به صورت عینی و ملموس می بینی که دیگران در حال مشاهده و رصد فعالیت هات هستن (=نبود سکوت)، نوعی حس رقابت در آدم زنده میشه جوری که هر کس تلاش می کنه ماکسیمم ِِ خودش رو بروز بده.
و…
یه سوال…
چی میشه که وقتی یک تیم در سکوت فرو میره، اعضاش این نیازها رو یا حس نمی کنن یا برا رفعش تلاشی نمی کنن؟
نمونه
توی مورد اخیری که برای من پیش اومد، متوجه شدم که هم تیمی ام دچار یک استرس کاری شدید شده. تصور کنین که مثلا برای کار مهمی انتظار داشته دو ماه دیگه تحویلش بده و حالا دیده فقط دو هفته براش فرصت داره و این قضیه در ضمنش، استرس های دیگه ای هم براش همراه داشته.
راه حل من برای شکستن سکوت، ارسال یک پیام بود به شکل این پرسش که “آیا فرصت ِِ این رو داشتی که هفته گذشته به تیم سر بزنی؟ میتونم بپرسم که هر چند وقت یک بار می تونی به کارهای تیم سر بزنی؟”
و پاسخی که بعد از یک روز دریافت کردم، مملو از عذرخواهی های فراوان و توضیح شرایط سخت و پر استرسی بود که فرد درگیرش بود.
=> این اتفاق رو به عدم داشتن نوعی مهارت نسبت میدم. و شبیهش رو تجربه کردم. مثلا وقتی پیامی رو باید نسبتا سریع به کسی بفرستم یا جواب پیامی رو بدم و در نوشتنش دچار چالش هستم، اون رو به تعویق میندازم. این به تعویق انداختن خودش باعث میشه انجام اون کار به مراتب سخت تر و سخت تر و دارای اینرسی بیشتر بشه! به جای این کار، میتونم با یک پیام ساده صرفا فرد هدفم رو مطلع کنم که درگیر چالش هستم و به زودی در مورد موضوع مورد نظر باهاش تماس خواهم گرفت. به نظرم این تغییر استراتژی نیاز به تمرین و یادگیری داره.
شما چه تجربه ها و راه حل هایی برای شکستن سکوت در تیمتون داشتین؟
یه چیزی برای حرف زدن و بحث کردن پیدا میکنم
اگه کاریه که میشه تجزیه ش کرد و مرحله مرحله جلو رفت اولین مرحله رو شروع میکنم
اعضای گروه وقتی تو یه مرحله موفق بشن ترغیب میشن ادامه بدن
اگرم که قابل تجزیه نبود به یه بهونه دیگه تشویقشون میکنم درباره یه موضوعی تبادل نظر کنن
لازمه فعالیت در یک معقوله جذابیت هست . کلی بخوام بگم توانمند بودن یک فضا افراد رو جذب می‌کنه . حضور یک شخصیت مطرح و یک بحث یا هدف که افراد خواستار اون باشند . اگر افراد جواب نیازهای خودشون رو در جایی پیدا کنند به سمتش حرکت میکنند . رد خودتون رو در جایی که دیگران در حال جستجو هستن بجا بزارید .اما ابتدا باید جذاب بود. اونقدر جذاب که در اولویت بالایی از مسائل قرار بگیره
بنظرم خلاقیت ها از تازگی ها میاد.یعنی اینکه ما تحقیقات لازمی و خوبی درباره چیزی که میخوایم به دست بیارم و تقریبا با اطلاعات روز پیش بریم و کنار تیممون باشیم و براشون توضیح بدیم که بتونیم خلاق باشیم.این خلاق بودن از پیگیر بودن و ریسرچ کردن ها بوجود میاد.
توی کلاس مدیریت بحران، تکنیک‌های یخ‌شکنی داشتیم. یکی از روشهاش جابجا کردن افراد جلسه بود. هر بار با روش جدیدی افراد مینشستند. مثلاً به ترتیب قد، به ترتیب ماه تولد و غیره. اینطوری احتمال قرار گرفتن افراد محافظه‌کار در موقعیت‌های گوشه و کنار کمتر میشد و طبیعتاً بهتر وارد صحبت میشدن.
یک تکنیک دیگه سپردن مسئولیت بود. به این صورت افراد درگیر میشدن.
من دقیقا توی یه گروه که دو سال حالا بیشتر یا کمتر یادم نیست. جلسات دوره ای هفتگی داشتیم.
یادمه سه بار این اتفاق افتاد و حدود ۱۰ ثانیه این سکوت بی معنی فضا رو پر کرد و شخصا بدون هیچ حرف اضافه ای جلسه رو خاتمه دادم.
کاری که مدیر شرکت فورد هم زمانی که فروشش کم شد انجام داد، همه ی کارگرها رو قبل از ظهر جمع کرد و گفت همین حالا کارخانه تعطیله و تا زمانی که هر کدوم از شما ایده و راهکار جدیدی برای ارائه به من ندارید سر کار بر نمی گردید.
گفت: همین حالا همه تون برید خونه و فردا نهایت تا سه روز آینده با تک تک شما ملاقات خصوصی خواهم داشت و حتما باید با ایده ی جدید برگردید.
این کار روی تیم من جواب داد و خروجیش عالی بود.
پ ن: البته روش من بدون اطلاع از روش مدیر کارخانه فرد بود،ماجرا رو من بعد از جدا شدن تیمم خوندم
بارها تجربه ش کردم. و الان خوشحالم که کسی مطرحش کرده تا راجع بهش عمیق شیم.