اگر تا حالا درگیر انجام یه پروژه یا کار تیمی بوده باشید احتمالا از وایت بورد، استیکر، یا ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین مثل ترلو استفاده کردید. ولی باز هم پروژه تون یا شکست خورده یا با مشکلات زیادی به پایان رسیده، احتمالا مشاجراتی هم با هم تیمی ها پیش اومده.
چرا با وجود این ابزارها که می تونه کارها رو شفاف کنه، باز هم مشکلات زیادی برای کار تیمی و انجام پروژه هامون داریم؟
من از ابزارهای کار تیمی مختلف زیاد استفاده کردم، اکثرا هم تیمی هام در برابر استفاده از ابزار مطلوب خودم (ترلو) اینرسی داشتن و برا اینکه بتونیم مستندسازی و هماهنگی در حد ابتدایی داشته باشیم بین ابزارایی مثل wrike ، Asana، Taskulu، … سوییچ میکردیم.
چیزی که میتونم با اطمینان بگم اینه که اخلاق فردی و فرهنگ تیمی تعیین کننده ی روان پیش رفتن کار پروژه هست، نه ابزار.
ابزار صرفا تسهیل کننده س، و هیچ وقت نبودش باعث از بین رفتن یه تیم یا پروژه نمیشه. همیشه ابتدایی ترین ابزارها مثل نرم افزار اکسل و ورد و یا حتی کاغذ و پنجره، برای تعامل تیمی در دسترسن.
مثلا اینکه عادت شفاف صحبت کردن راجع به کارهای انجام شده و یا نشده رو جا بندازین تو یه تیم، بدون اینکه کسی احساس مواخذه شدن در لحظه بهش دست بده، و یا سرعت و نحوه ی کار کردن افراد تحت تاثیر هم قرار نگیره و یا ادما خودشون رو با هم تیمی هاشون مقایسه نکنن و …، خیلی چالش های عجیبیه و تا حالا ابزاری ندیدم که بتونه از پس هندل کردن این مدل چالش ها بربیاد.
سوال برای من مبهمه.
مشکلات متعددی در یه کار تیمی هست که میتونه به شکست پروژه و یا مشاجرات تیمی منجر شه، که یکی از این مشکلات ایجاد شفافیت هست. منظورتون از این سوال رسیدن به نیازهای یه تیم هست، یا بررسی ابزارهای مدیریت پروژه و یا بررسی نحوه‌ی مدیریت یه پروژه به کمک این ابزارها؟
تجربه ی من اینه که همونطور که دوست عزیز اشاره کردن اخلاق فردی و فرهنگ تیمی خیلی مهمه. ولی حتی مهمتر از اون داشتن یه اسکرام مستر هم هست که حداقل تا کل تیم عادت کنن و رعایت کنن تذکر بده و یادآوری کنه که مثلا تو دیروزت رو پر نکردی که چی کار کردی.
اون کاری که ما تو شرکت انجام میدیم و بنظرم خیلی موفق ِ اینه که تو هر iteration planning& وظایف بصورت story نوشته میشه و همشون به طور پیش فرض در Backlog قرار میگیرن. بعد همه ی اعضای تیم شروع می کنیم به اولویت بندیه storyها و اینکه آیا این iteration انجامشون میدیم یا نه. اگه واسه این iteration باشه iteration بهش assign میشه. بعد از اون شروع می کنیم به تخمین اینکه چقد طول میکشه و با توجه به نظر همه تخمین اونجا نوشته میشه. مرحله ی بعدی تقسیم story ها بین افراد تیم هستش که تقریبا با یه منطق هایی و اینکه هر کی هر کدوم رو خواست انتخاب می کنه و در مجموع باید تعداد story همه واسه اون iteration کافی باشه. در هر روز همه موظفن که برای هر story ساعت بزنن و در روز به اندازه ی ۸ ساعت story انجام بدن. هر روز صبح هم قبل از شروع به کار حدود ۱۰-۱۵ دقیقه اعضای تیم راجع به اینکه دیروز چه دستاوردی داشتن و امروز قراره چی کار بکنن صحبت می کنن و اگه احیانا کسی سوالی داشت می پرسه. اینطوری خیلی مشخصه هر کسی داره چی کار می کنه و از زمان استفاده بهینه میشه. و اگر در روز به اندازه ۸ ساعت book نکرده باشیم scrum master یادآوری میکنه که باید تو سیستم وارد کنیم دیروز چی کار کردیم.
اینکه افراد خودشون رو موظف به پیروی از برنامه و وظایف بکنن خیلی مهمه. نرم افزار مدیریت پروژه ای هم که ما استفاده می کنیم خودمون پیاده سازی کردیم و هنوز داریم بهترش می کنیم ولی فعلا عمومی ش نکردیم. ولی پیشنهادم taiga هست و فکر می کنم مفید تر از trello باشه.
تجربه ی خوب و نکات ظریفی در این تجربه بود و ممنون که برای استفاده ی دیگران اینجا مستندش کردین.
حضور چنین اسکرام مستری هم جالب توجه بود. یاد سیستم اداری دانشگاه افتادم که همیشه همه کارمندها در سیستم حاضر بودن، ولی هیچ وقت کارت سر موقع راه نمیفتاد. اگه شخصی وجود داشت که به جای حضور و غیاب، حجم کارهای رزرو شده توسط افراد رو چک میکرد و به ایشان اطلاع میداد، شاید سیستم روان تر میشد. (توضیح: در سیستم اداری یه سازمان افراد خودشون رو موظف به پیروی از برنامه میدونن، ولی متاسفانه برنامه مساوی هست با حاضر بودن در مکان و مشغول بودن.)
چیزی که در تیم خودمون حداقل چالشش رو حس کردم اینه که یاداوری چنین چیزهایی زمان و مدل مناسب لازم داره، و خیلی وقت ها تذکر هایی که به جا هستن ولی نامناسب بیان میشن، باعث میشه طرف مقابل با این حس که داری دنبال مقصر میگردی، بره تو گارد و یا … . یاداور این نکته هست که یکی از کمبودهایی که گاه و بیگاه توی تیم داریم مدل تعامل هامون هست.
یه تفاوتی که در شرکت با محیطی که شما توصیف کردین میبینم اینه که قوانین اینجا خیلی مشخصه و وظایف هرشخص همینطور. مثلا هیچوقت هم تیمیت بهت نمیگه چرا ساعتهاتو رزرو نکردی. شاید کسی نپسنده و نپذیره ازش. ولی اسکرام مستر چون مشخصا وظیفه اش همینه کسی جبهه نمیگیره. و موضوع دیگه اینه که تقریبا بندرت کار به اسکرام مستر میرسه چون وقتی هر روز صبح هرکسی دستاوردهای دیروزش رو میگه کسی دوست نداره تو تیم دستاوردی نداشته باشه یا کمتر از بقیه باشه دستاوردش پس هی تلاشش بیشتر میشه که جلسه ی بعد دستاوردش بهتر باشه.
یادش بخیر زمانی رو مجله آرتمیس کار میکردیم اول رو تخته سفید با مشارکت همدیگه برنامه مینوشتیم و همونجا وارد ترلو میکردیم > اون زمان خیلی پیشرفت میکردیم ولی زمانی که تقریبا اکثریت بچه مقاله هاشون رو دادن یکی از بچه بی دلیل گذاشت و رفت(واقعا بی دلیل بود؛ البته الان که فکر میکنم میتونست به خاطر سختی هایی که کشیدیم و پشت خالی کردن کانون پرورش فکری باشه) و البته اجازه چاپ مقاله رو هم ازمون گرفت و خب با رفتن رفتنش سه نفر دیگه از تیم هفت نفره ما رفتن و راسما بخش های فیزیک و داستانی(کمیک و تک داستان) مجله خالی شده بود و همه چیز خراب شد.
خلاصه این که شکست یک پروژه زیاد به این که از چه روشی برای برنامه ریزی استفاده میکنه مهم نیست و اصل کار پایبندی و تعهد به کار هستش.
راستی اینم جلد اولین شماره که منتشر نشد(یکی از تیتر ها اشتباه زده شده):