مطمئنا تا به حال گذرتون به ادارات افتاده. تصویر زیر چیزی هست که من خیلی اوقات باهاش مواجه می شم. بعضی اوقات واقعا دلم براشون می سوزه.پشت میز بشینی و در آخر هم خروجی خاصی نداشته باشه عملکرد مجموعه. چرا اینطور میشه؟ بارها دیدم آدم هایی که با کلی ذوق و شوق تو یه اداره یا موسسه ای شروع به کار می کنن اما بعد مدتی به حالت یخ زده و منفعل در میان. چرا؟
کار کارمندی یه آسیبی داره که توش نظارت زیادی نیست و یا نتیجه منفی مجموعه کمتر به خود کارمندا میرسه. منظورم اینه که کارمند دولتی اگه بخواد میتونه از زیر کارا در بره و همون حقوق ماهانه شو بگیره، ترس خاصی هم از اخراج نداره.
از طرفی کار یکنواخت روزانه آدمارو فرسایش میده یا به قولی فسیل میکنه.
یه فرق ادارات دولتی و شرکت های خصوصی این هست که: افرادی که در بخش خصوصی مشغول هستن به دلیل اینکه دائما باید به کیفیت کارشون فکر کنن، دائما در حال بهبود کیفیت خودشون هستن وگرنه بازار و مشتری رو از دست میدن.
#پرسش
حالا سوالا اینجاست که : چطور میشه کیفیت کار رو برد بالا؟ چون من خودم بارها از زبون کارمندا شنیدم که : “دست خودت نیست، سیستم تو رو دچار راکد بودن می کنه”
جاهای دیگه دنیا سیستم استخدامی وجود نداره؟ چی کیفیت رو در سیستم های اداری بالا می بره؟ عوامل آسیب زننده به اینکه چرخه به صورت درست نچرخه کدومان؟ عملکرد یه اداره رو چطور باید ارزیابی کرد؟
یکی از چیزایی که تو ادارات معمولا دیده میشه این هست که “کارمندان رده پایین فقط مجری دستورالعمل ها و بخش نامه های رده بالایی ها هستن” این موضوع باعث میشه حس مشارکتی در این افراد ایجاد نشه و چون خودشون رو خارج از بازی می بینن انگیزه چندانی برای ارایه خلاقیت های ذهنیشون ندارن.
اگر با شرکت‌های خصوصی متعدد هم کار کرده باشید، متوجه می شید که شاید اوضا یکم بهتر باشه ولی به محض اینکه کمی زور از روی سر افراد حقوق بگیر برداشته بشه، همه یخ می زنن و دیگه خوب کار نمی کنن! مدیران باید تکنیک‌های مدیریت جدید رو به کار بگیرن، از شاخص‌های جدید برای برآورد کار کارمندان استفاده کنند تا با دادن کمی بازه انتخابی بیشتر بتونن بازتر فکر و عمل کنند. حتی اگر شما به کشورهایی با سیستم کمونیستی یا سوشیالیستی نگاه کنید می‌بینید که بعد از چند وقت اون کشور افت نسبی خواهند داشت، حتی اگر کشورهایی مثل سوئد یا کانادا باشن.
نکته اصلی به نظر من، فارغ از اینکه در کدام کشور دنیا هستید این حرف جیم ران در کتاب جادوی کار پاره‌وقت هستش:
حقوق گرفتن باعث گذران زندگی می شود که البته این به نوبه خود خوب است ولی سود بردن باعث ایجاد ثروت می شود و این فوق العاده است.
هر جا که حقوق داده بشه (حتی هیئت علمی دانشگاه)، اگر پارامترهای مهم، در دسترس، شفاف و مطمئنی برای پیشرفت موقعیت و درآمد شما وجود نداشته باشه، شک نکنید که اون جامعه یخ خواهد زد و از کار خواهد افتاد.
ابزارهای زیادی هستند که میشه در یک شرکت یا اداره بازدهی رو بالا برد از جمله:
۱- ایجاد ساختار قابل پیشرفت در شرکت (مدل‌های مختلفی برای چینش سازمان وجود داره و باید با توجه به حجم کار و نوع سازمان طراحی ساختار مناسبی صورت بگیره)
۲- قرار دادن بخش عمده حقوق برای اجرای واحدهای کاری و نه گذران وقت (شبیه کاری که در مورد بازاریاب‌ها تحت عنوان پورسانت وجود داره، اما می شه سطح رو دید)
۳- داشتن قوانین شفاف و قابل اعتماد برای افزایش موقعیت، حقوق و مزایا (حتی در مورد تربیت کودک هم گفته میشه که اگر تنبیه یا تشویق در همون لحظه انجام نشه یا شفاف نباشه تنبیه یا تشویق شما اثری نخواهند داشت)
۴- ابراز اهمیت مدیران به نحوه کار کردن، سطح و سواد کاری کارکنان (مطالعات Dan Ariely در این زمینه جالبه)
البته این‌ها تجربیات شخصی من بود، اما مدیریت سازمانی خودش یک رشته است که باید افراد با مهارت او دانش به روز، اون رو به عهده بگیرند.
یه چرخه وجود داره به نام چرخه ی دمینگ (PDCA) که عملکردش طی چهار مرحله به صورت زیر هست:
1- Plan: مشخص کردن اهداف و مسائل وریختن طرح و برنامه ای برای حل اونها.
2- Do: اجرای طرحی که مرحله قبل ریخته شد برای رسیدن به اهداف و حل مساله در یه سایز کوچیک.
3- Check: جمع آوری اطلاعات و مقایسه اهداف سازمان با آنچه که حین عملدر مرحله ی قبل رسیدیم.
4- Action: در مرحله چهارم (اقدام) بنا بر نتیجه مرحله قبل به دو صورت ادامه خواهیم داد:
آیا به هدف رسیدیم؟ آیا مسئله حل شد؟ آیا راه حل کارآمد بود؟
بله: هدف جدید تعیین می کنیم و در چرخه بعد به اهداف و مسائل دیگه ای رسیدگی می کنیم.
خیر: به بهبود روش ها و راه حل ها و تغییر روش می پردازیم و چرخه رو تا رسیدن به اهداف تعیین شده ادامه میدیم.
خیلی وقت ها در ادارات و سازمان ها اهدافی وجود داره و آدم هایی که بخوان به اون اهداف برسن و یا مسائلی رو حل کنن اما خب اون مکانیزم حل مسئله و رسیدن به اهداف چندان روشن نیست. با توجه به “چرخه دمینگ” کار ما اصولا در قسمت اول چرخه: تعریف مسئله و راه حل ها و مرحله سوم چرخه: چک کردن مرحله دوم می لنگه.
به عبارت دیگه:
1- احتمالا مسائل رو خوب نفهمیدیم (مرحله اول)
2- هنگام چک کردن (مرحله سوم) چندان خوب عمل نمی کنیم به دلایل مختلف: اطلاعات کافی نداریم برای آنالیز، اصولا اعتقادی به تجزیه و تحلیل و چکش کاری راه حل ارائه شده نداریم و راه حل ما بهترینه!!! و …
خیلی خوب می شه اینجا به صورت مطالعه موردی روی یک اداره، تحلیلی رو انجام بدید.
چی باعث میشه که آدم ها به مرور انگیزه خودشون رو از دست بدن؟ چون از اول که ما نمی ریم تو یه اداره با این هدف که یه عملکرد نامطلوب داشته باشیم. چه چیزهایی باعث ایجاد انگیزه و خلاقیت در یک سازمان یا اداره می شه؟
به نظرم هر سیستمی که بخواد کار کنه به یه شکلی از این چرخه آگاه یا ناآگاه استفاده می کنه. یعنی وجود یه سری اهداف و آدمایی که برای رسیدن به این اهداف تلاش می کنن. اما سوال اینجاست که: چی میشه که بعضی ادارات و شرکت ها ارتقا پیدا می کنن و بعضی هاشون درجا می زنن؟
عوامل مزاحم ارتقا کدوم ها هستن؟ عوامل ایجاد ارتقا کدوم ها هستن؟
کدوم قسمت از این چرخه اگر خوب کار نکنه این حالت یخ زدگی ایجاد میشه؟
شما اگر توچه سیستمی باشین احساس آزادی بیشتر و حرکت موثرتری دارین؟
تجربه های مدیریت سازمان موفق آیا تو ایران وجود داشته تا به حال؟ کسی چیزی به یاد داره؟ اگر چند مورد موفق و ناموفق نام ببریم شاید بشه ردپایی ازاین نقص ها پیدا کرد.
#راه حل
مثلا بیاید یه اداره رو در نظر بگیریم که افرادی به تازگی درش شروع به کار کردن و بخوان با توجه به این چرخه (که خیلی عمومیت داره تو خیلی از قضایا و اصلا هم چیز عجیب غریبی نیست) بخواد دو سه تا از مشکلات و مسائلی که باهاش مواجه هست رو حل کنه.
مسائل مورد نظر:
1- تو سطح شهری با 100 هزار تا جمعیت 10 تا گروه تئاتر داریم اما نحوه استقبال شهروندان از این تئاترها مطلوب و خوب نیست. امسال قراره کاری کنیم که بینندگان تئاتر از 300 نفر به 3000 نفر افزایش پیدا کنه.
2- با مطالعه انجام شده از سه فروشگاه کتاب سطح شهر و همینطور کتابخونه ها فهمیدیم که کمتر از 4 درصد شهروندان به صورت مستمر با کتاب درگیر هستن و کتاب می خونن. میخوایم آمار فروش کتاب و امانت گرفتن کتاب از کتابخونه ها افزایش پیدا کنه.
3- مطالعه هنر و اثری که روی ارتقای فکری و خلاقیت آدم ها داره با هدف افزایش تعداد هنرآموزان. چرا انقدر استقبال از هنر مجسمه سازی کم هست؟
خب الان ما در مرحله اول این چرخه اگر بخوایم اقدام کنیم چه چیزایی رو باید در نظر بگیریم ؟ اگر اهداف و برنامه های ما سه مورد بالا باشن، آیا اونها رو به دقت تعریف کردیم؟ چه اشکالاتی در این اهداف و مسئله ها می بینید؟
هدفم از این نوع طرح کردن حل مرحله مرحله با استفاده از این چرخه هست و اینکه اتفاقات ممکنی که در این اداره رخ میده و باعث میشه معضل یخزدگی ایجاد بشه رو پیش بینی کنیم.
پس نظر خودتون رو راجع به مرحله اول چرخه بگید.
در راستای حل مساله : یکی از چیزایی که همیشه موجبات رنجش من رو فراهم می کنه این هست:
تا به حال بارها در جلساتی شرکت داشتم که رییس روسا (فرماندار، شهردار، …) حضور داشتن اما حضار بیشتر مشغول نمایاندن آرمان های دور و درازی هستن که رسیدن بهشون رویایی بیش نیست و به جای توجه به مسائل روز و گفتگو بر سر چالش ها و مسائل واقعی به حواشی پرداخته میشه و آخرش هم یه بستنی و چایی خورده میشه تا جلسه بعد. آیا آدما وقت و لحظات زندگیشون رو بی ارزش می دونن که تو همچین جلساتی که خروجی مشخصی نداره شرکت می کنن؟ البته خیلی وقت ها هم از سر رودربایستی با مدیری که کاری برامون انجام داده حضور پیدا می کنیم. اما این قضیه هم چیزی رو از بدی ماجرا کم نمی کنه. از ترس اینکه نکنه منفی نظر ایشون نسبت به ما!!! چطور به این جماعت یاد بدیم که موثر باشیم؟ انفعال و نرفتن که خوب نیست، راه بهتر چیه؟
چطور میشه جلسات فرمایشی رو به چالش کشید و ازش خروجی موثر کشید بیرون؟ چطور مجموعه رو میشه متعهد کرد تا وظیفه خودش رو به خوبی انجام بده؟ آیا حس مسئولیت و داد وفریاد یه عده معدود و سماجتشون سرانجام جواب خواهد داد؟ آیا دلیلش این میتونه باشه که به وظایف و اهدافشون آگاه نیستن؟ شاید جای چندین جلسه در طی ماه چند جلسه فصلی کافی باشه. جلساتی که موارد همین “چرخه دمینگ” توش بررسی بشه.
#آمار
موسسه universum از 250000 کارکنان 55 مرکز درنقاط مختلف دنیا سوالاتی پرسیده تا میزان نشاط (Workforce Happiness Index) نیروی کاری افراد رو بسنجه.
سه سوال عمده ای که از این افراد شده شامل موارد زیر میشه:
چه مدتی قصد دارن که در شغلی که مشغول هستند بمونن؟ آیا به کسی توصیه می کنند که در شغلی مثل شغل اونها مشغول بشه؟ با چه احتمالی در این شغل باقی می مونن؟
سنجش میزان رضایت مندی کارکنان و میزان وفاداری کارمندان به سازمان در این مطالعه بررسی شده.
Worker happiness as a barometer of enterprise health
چهار منطقه داره این شکل:
گیر افتاده(STRANDED): مربوط به کارمندایی که نه رضایتمند هستن از شغلشون و نه وفادار به موسسه اما بنا بر جبر اجتماعی (بی ثباتی اقتصادی و درصد بیکاری بالا) دارن شغلشون رو تحمل می کنن. (احتمالا اگر کشور ما هم بررسی شده بود جایگاهمون اینجا بود)
جوینده(SEEKER): ناراضی هستن و در حال جستجوی موقعیت شغلی جدیدی هستن.
مضطرب (RESTLESS): رضایت شغلی دارن اما دنبال شغل دیگه ای هستن.
کامل (FULFILLED): راضی هستن و عاشق کارشون هستن.
پنج کشوری که نمره بهتری در این نظرسنجی گرفتن : بلژیک، نروژ، کاستاریکا،دانمارک و آفریقای جنوبی هستن.
نظر شخصیم راجع به این موضوع:
امنیت شغلی، حقوق مکفی، به حد کفایت به کارمندانمون مسئولیت و اختیار عمل می دیم؟ چند درصد کارمندان تمرکزشون در محل کار روی کار هست؟
چند درصد از کارکنان بر اساس علاقه شغلی پشت اون میزی که شما می بینید نشستن؟ چند درصد تخصص لازم رو برای اون شغل دارن؟ فرصت های شغلی کم هست و یافتنش سخته. این عامل علاقه به نظرم خیلی روی خلاقیت و جدیت تو کار اثر داره تا فرد بتونه موثر عمل کنه.
یه ایرادی که به نظرم وجود داره این هست که خیلی از اشخاص که وارد یه سیستم کاری میشن علاقه ای به اون حرفه ندارن و از سر اجبار و برای گذران زندگی وارد میشن. اصطلاح معروف پشت میز نشینی که الکی باب نشده. نمنونه بارزش هم شمار بالای افرادی هست که در صف استخدامی مشغول امتحان دادن هستن. ما از کار کردن لذت نمی بریم .
من اگر جایی مشغول باشم و این موارد رو ببینم انگیزه می گیرم: در تصمیم گیریهای مجموعه موثر باشم (حداقل بخشی که توش مشغولم)، فرقی نظام ترفیع و تشویق چهارچوبش مشخص باشه و به عملکرد شغلی من مربوط بشه، وظایفی که بر عهده من هست مشخص باشه وحقوق مکفی.
موارد
چه مدتی قصد دارن که در شغلی که مشغول هستند بمونن؟
با چه احتمالی در این شغل باقی می مونن؟
بیشتر سوالات مناسب کشورهای سوسیالیستیه، اگر هم به نقشه نگاه کنید خیلی با میزان سیاسیت سوسیالیست بودن اون کشور ارتباط داره. موندن در یک شغل یا زمان تضمین موندن یک شغل اصلا رضایت رو نمی‌رسونه. صرفا امنیت شغلی رو می‌رسونه. مثلا فرض کن شما معلمی، با احتمال زیاد در همین شغل خواهی موند چون عادت کردی و احتمالا می‌ترسی کار بهتری گیرت بیاد. پس هم بیشتر توی این شغل می‌مونی هم وقتی مهارتت بالاست و قصد داری توی همین شغل بمونی کارفرما از خداشه نگهت داره. اتفاقا سیستم استخدام دولتی توی این دو مقدار بالایی رو به خودش می‌گیره.
آیا به کسی توصیه می کنند که در شغلی مثل شغل اونها مشغول بشه؟
این امر بیشتر به استرس و چالشی بودن کار بر می‌گرده تا درآمد یا رضایت شغلی. مثلا به نظرتون اگر از بازیگرا بپرسید با این همه درآمد و … چی جوابتون رو میدن؟
این دیاگرام، سطح دولتی بودن و امنیت شغلی رو نشون میده که به نظر من ارتباط خیلی زیادی با رضایت شغلی و تلاش شما برای کسب رضایت ارباب رجوع نخواهد داشت.
#کامنت
کاملا موافقم. و به نظرم نحوه پاسخ دادن به این سوالات کاملا به شرایطی مثل اینکه: چقدر فرد مختار و از روی علاقه شغلشو پیدا کرده مربوط میشه. فکر کنم نوع کشورهایی که تو هر منطقه از این نمودار هم افتادن همین موضوع رو نشون میده. کشورهای با رفاه و فرصت انتخاب شغلی بیشتر در منطقه FULFILLED قرار دارن. تو همچین کشوری پاسخ به این دو سوال احتمالا از رضایت ناشی بشه، البته اگر پاسخ : مدت طولانی و احتمال بالا باشه. چون از سر جبر نمیره سراغ شغل مورد نظر.
وقتی کارمندی به درستی کار خودش رو انجام نمیده احتمالا با یکی از حالت های زیر رو به رو هستیم:
به اهمیت کاری که باید انجام بدن آگاهی ندارن.
نحوه انجام کار خودشون رو نمیدونن.
انتظارات سیستم رو از خودشون نمی دونن.
به اشتباه تصور می کنن وظایف محوله رو به درستی انجام دادن در صورتی که چیزی که ازشون میخوایم چیز دیگه هست.
سیستم ارزیابی عملکرد مناسب و بازخورد به فرد وجود نداره و فردی که عملکرد نامطلوب داره مورد سوال قرار نمی گیره .
برای انجام اون کار ترمز ذهنی دارن و درست مجاب نشدن.
فرقی بین کارمند شایسته و دیگران وجود نداره.
مدیر خود رو شایسته نمی بینن .
اولویت های کاری دیگه ای برای خودشون دارن.
