من در بعضی جلسات مدیریتی یک سازمان دولتی حضور داشتم، هدف از برگزاری این جلسات، رسیدن به تصمیم مناسب از طریق خرد جمعی برای سازمان بوده.
اتفاق جالبی که در همه ی این جلسات افتاده، این بوده که مدیر گروه طرح راه حل میکرده و بقیه اعضا هم سر تکون میدادن، مستقل از اینکه افراد موافق یا مخالف طرح های موجود بودن.
دنباله‌ی موضوع چه جوری به مدیرم بگم که تصمیم نادرستی گرفته؟
#کامنت
خب اولین چیزی که به ذهنم میرسه این هست که “از خودتون شروع کنید” دفعه بعدی که تو همچین جلسه ای شرکت کردین خودتون اولین فردی باشین که یخ مجلس رو می شکنه. نظرتون رو شفاف بگید تا ببینید چی میشه. با توجه به هدف جلسه نباید انقدر انفعالی شرکت کنن حضار.
اما اینکه چرا همچین حالتی پیش میاد یه دلیلش این میتونه باشه که افراد نتیجه ملموسی از ابراز عقایدشون ندین.
###نمونه ی مشابه
چنین چیزی سر کلاس های درس و همین طور سمینار ها و کارگاه ها هم پیش میاد! یعنی خیلی وقت ها شرکت کننده های کلاس درس سکوت رو نمیشکنن، مگه اینکه خود برگزار کننده یا معلم از تواناییش در شکستن یخ فضا بهره بگیره. که خب این خیلی وابسته میشه به مهارت برگزار کننده ی جلسه.
###تجربه
تجربه‌ی شخصیم این بوده که فقط در جلسه های دو نفره س که هر دو نفر به صورت فاعلانه ای در فرایند گفتمان شرکت دارن. و به محض اینکه دو میشه سه، یکی یا دو تا از افراد با احتمال بالایی میره تو سایه ی سکوت.
###پرسش
ایا میشه با یه فرایند ابتکاری، سکوت رو شکست؟ طوری که حتی بدون مهارت برگزارکننده ی جلسه یا معلم، باز هم جلسه یا کلاس با فعالیت اگاهانه ی اکثریت اتفاق بیفته؟
معمولا استادا برا شکستن سکوت، میان و پرسشی مطرح میکنن. که این خوبه. ولی باز هم معمولا خود استادا به اندازه ی کافی بعد طرح پرسش صبر نمیکنن، و شاید بعد یک ثانیه از طرح یا کسی رو تعیین میکنن که جواب بده و یا خودشون جواب رو میگن.
تحقیق ساده ای در این زمینه انجام شده که میگه کافیه استاد صبرش رو حداقل تا سه ثانیه افزایش بده، اتفاقی که میفته اینه که احتمال شکستن سکوت سه برابر میشه.
دلیل چنین چیزی هم نحوه ی تفکر و سرعت اعمال بعضی روش های تفکر نقادانه توسط افراد هست، در واقع یکی از دلایلی که باعث میشه افراد سکوت پیشه کنن اینه که سرعت فکر کردنشون پایین تر از سرعت طرح موضوع توسط طرف مقابل هست.
###راه حل
افزایش وقفه و سکوت در بحث های سازمانی
خیلی وقتا لازم نیست صدای فریاد بلند بشه فقط کافیه گوشامون حساس تر به شنیدن باشه و بهتر ببینیم.
#کامنت
خیلی وقتا حس می شه خود اون مدیر نمی خواد صدایی خلاف اون چیزی که داره می گذره شنیده بشه. البته بیشتر اوقات این قضیه بر می گرده به تفکر و عرف رایج نه اون چیزی که به واقع وجود داره.
به دلایلی آدما صدای ذهنشون رو بیرون نمیدن: 1- جایگاهی که دارن دچار تزلزل بشه 2- رودربایستی 3- از چشم افتادن و ترس از اینکه ساز مخالف باشن 4- اعتماد به نفس پایین
#ایده
این ایده زمانی که چند سال پیش تو یه دفتر خدمات اینترنتی کار می کردم به ذهن مدیر محبوبمون رسیده بود. چون چندین مورد بالا رو میدونست و از طرفی رقبای زیادی داشتیم دوست داشت از هر طریق که شده نکات و انتقادات و پیشنهادات رو بگیره و وقت زیادی هم نداشت که بخواد با ما صرف کنه این روش رو داشت:
یه جعبه که حرف ها و درد و دل و نکات حرفه ای رو داخل اون مینداختیم و هر چند وقت یکبار خودش شخصا می برد خونه و بررسی می کرد و پاداش همگانی داده می شد اگر که نکته و مورد خوبی پیدا می شد توش. مثلا یه مهمونی تو کافی شاپ. (البته تعداد ما از بیست نفر تجاوز نمی کرد.)
#کامنت
من خودم تو تعدادی از جلسات مدیران دولتی بودم . اغلب این حالت به دلیل این اتفاق میوفته که من راجع به اون “موضوع جلسه” مطالعه و دغدغه ای نداشتم و اکثریت هم همینطور بودن. یه جورایی حس روانی بدی هم داره.
پس بهتره با حضور موثر:
یادمه زمان دانشجویی یه سری سخنرانی هایی بود که هفتگی شرکت می کردیم توش و یه دانشجوی مسن تری هم بودن که حضور همیشگی داشتن و اقعا پیگیر بودن. بنا بر موضوع با مطالع وارد می شدن. جلساتی که ایشون حضور داشت، از پختگی خاصی برخوردار بود و با مباحثی که مطرح می کردن هم دانش رد و بدل می شد و هم موضوع باز می شد. و وقتی نبود سکوت آزار دهنده ای داشتیم. هرچند ما رو خودمون کار کردیم تا از این لحاظ از ایشون درس بگیریم.
#ایده
یه روش موثر این هست که از افراد بخوایم اظهار نظر کنن و این رو جزو دستور کار جلسه بذاریم و زمان براش در نظر بگیریم. یه جورایی سنت بشه.
یه قضیه ای اینجا وجود داره: آیا خود اون روسا و افراد سخنران اون جلسه تمایلی به شنیدن حرف دیگران دارن و نظر افراد دیگه براشون مهمه؟
اگر جواب سوال بالا مثبت هست: یه جوری جلسه رو دوستانه برگزار کنید و از حالت خشک و رسمی بیرون بیاد تا افراد راحت حرفشون رو بزنن. خیلی وقتا جلسه بقدری رسمیه که حتی می ترسی یه قولپ آب بخوری.
یه تجربه من تو جلسات این هست که افرادی هستن که به هر قیمتی میخوان انتقاد کنن و فقط انرژی منفی میدن از جنس: “من می دونستم…” و حرفشونم که میشنوی پایه و اساس نداره و فقط میخوان یه اظهار نظری کرده باشن.
برای بیان نظر بهتره این موارد رو در نظر بگیریم:
زبان طنز، بیان نمونه های مشابهی که در اون شیوه مورد نظر دچار شکست شدن، اظهار نظر تخصصی و کارشناسی، به فرد مستقیما انتقاد نکنین و روند و شیوه رو تجزیه تحلیل کنید.
وقتی افراد دلسوزی شما رو ببینن و بدونن انتقاد شما از روی خراب کردن نیست، پای صحبت شما خواهند نشست.
