همواره یکی از گزینه هایی که برای عملکرد مناسب یه مجموعه ذکر میشه بحث مدیریت هست.
این عامل چقدر کلیدی هست؟
معضلی که اکثر مدیران با اون درگیر هستن چه مسئله ای هست؟
وجه اشتراک مدیران موفق چه چیزهایی هست؟
آیا نوع مدیریتی که افراد به کار می برن به نوع سازمانی که درش مشغول هستن مربوطه یا مدیریت یه سری فرمول ها داره که ثابت هستن در همه مجموعه ها؟
#کامنت
اگر مدیریت رو “یه سری مهارت ها و فعالیت ها بدونیم تا عملکرد خاصی از یه مجموعه سر بزنه” پس بنا بر نوع عملکر د و نوع سازمان باید مدیریت خاصی وجود داشته باشه. وگرنه شاخه های مختلف مدیریت به وجود نمی اومد. مطمئنا مدیریت یه مدرسه با مدیریت یه کارخونه فرق داره. به لحاظ ساختار و یا نوع آدم هایی که یه مدیر باهاشون سر و کار داره.
#دانش
هنری فایول 14 اصل مدیریتی ارائه داده که در عین سادگی، بسیار کاربردی هست. اگر به مدیریت های مشکل دار اطرافتون یه نظری بیاندازین با احتمال بالایی نقص و کاستی ای در اجرای یکی از اصول زیر خواهید یافت.
1- تقسیم کار: کارهایی که باید تو مجموعه انجام بشه رو به قسمت های کوچک تقسیم کرده و بنا بر تخصص و ویژگی های شخصیتی کارکنان و علاقه اونها وظایف محول میشه.
2- اختیار و مسئولیت: سطحی از اختیارات رو به کارمندان بدید و از اونها عملکرد بخواید و اونها موظف به پذیرش مسئولیت هایی در قبال این اختیارات هستند.
3- نظم و انضباط : اطاعت، رفتار و روابطی که نسبت به دیگر افراد بایستی وجود داشته باشه و احترام به مقام بالاتر و کارفرما.
4- یگانگی در فرماندهی: افراد در سلسه مراتب سازمانی فقط از دستورات یک مدیریت فرمان ببرند. (دوپادشاه در یک ملک نگنجند). در صورتی که اینگونه نباشه ممکنه تعدد دستورات و نقطه نظرات گاها متفاوت عملکرد رو دچار مشکل کنه.
5- یگانگی هدف: مجموعه در راستای یک هدف خاص، در گروهی خاص، عملکرد موثری داشته باشه تحت کنترل یک مدیر.
6- غالب شدن علایق و اهداف مجموعه به علایق و اهداف شخصی: برای رسدن به اهدافی که در مجموعه در نظر گرفته شده بایستی آنچه از مجموعه استخراج میشه در راستای هدف مجموعه باشه نه پیرو خواست افراد.
7- پاداش: مزد کارکنان در صورت کافی بودن ایجاد انگیزه می کنه وبازده بهتری رو در راستای عملکرد مجموعه ایجاد می کنه.
8- درجه تمرکزمجموعه: تمرکز به معنای این هست که بر اساس نوع و ویژگی ها و همینطور سلسله مراتب مدیریتی مجموعه، آیا تصمیمات در سطح بالای مدیریتی بایستی انجام بشه یا اختیارات به مدیران سطح پایین تر سپرده بشه تا عملکرد بهبود پیدا کنه. خیلی وقتا کار با دستور و نظارت یه مدیریت سطح پایین تر سریع تر و باانرژی مصرفی کمتری انجام میشه.
9- زنجیره عددی/ اعتبار: تعریف سلسله مراتب مدیریتی به صورت روشن و واضح به طوری که حوزه اختیارات روشن باشه.
10- نظم و ترتیب: مواد، وسایل و کارکنان در مکان مشخص خودشون باشن تا بیشترین کارایی به وجود بیاد. تمیزی و نظم و ترتیب محیطی. (کارمند محترم میام شهرداری اتاقت باش!!!
)
11- انصاف: مدیران هنگام برخورد با کارکنان رعایت مهرورزی، عدالت، انصاف و توجه مساوی به همه افراد را بکنند.
12- ثبات نیروی انسانی: اگر یه مجموعه از لحاظ به کارگیری افراد ثبات نداشته باشه بدین معنا که نرخ اخراج و استخدام درش زیاد باشه این نشان دهنده نوعی عدم ثبات هست . از دو نقطه نظر خوب نیست: به کارگیری و ماندگاری افراد خبره و متخصص و تاثیرگذار سخت میشه و افراد حاضر نیستن برای شما کار کنن. دوم هزینه رو افزایش و بازده رو پایین میاره (زمان میبره تا یه کارمند در جایگاه خودش ثابت بشه و فوت و فن رو بلد بشه). همینطور اینکه افراد امنیت شغلی متزلزلی داشته باشن نقطه ضعف هست و باید از پاس دادن و تغییر وظایف و مسئولیت افراد در مجموعه (اگر زیاد تکرار بشه و امنیت روانی رو مختل کنه) جلوگیری کرد.
13-ابتکار عمل: ابتکار کارکنان و به کار گیری اون ابتکار به مجموعه استحکام و راه کارهای جدید می بخشه و عملکرد رو بهبود می ده.
14- تقویت روحیه صمیمیت و همدلی : مدیریت مورد نیازجهت توسعه روحی در محل کار. روحیه صمیمیت، ایجاداعتماد و درک متقابل می کنه و باعث می شه با همبستگی بیشتری کارها به موقع انجام بشن.
احتمالا با تعدادی تغییر یا اضافه کردن نکاتی به فهرست بالا، با توجه به ظاهر شدن انواع کسب و کارهای جدید بشه عملکرد این اصول رو بهبود بخشید.
تجربه
چند وقت پیش برای تامین مالی یه پروژه گذرمون افتاد به شهرداری. درخواستمون این بود که یه تخفیفی واسه بخشی از کار که مربوط به شهرداری بود به این مورد تعلق بگیره . خلاصه به مسئول امور مربوط به این قضیه مراجعه کردم. اما ایشون با اینکه مسئول یه بخش بود و حتی به نظرم اشرافش تو اون بخش بیش از شهردار بود، گفت قبل از اینکه مجوز رو بدم، شما باید رضایت کتبی شهردار رو برای من بیاری. خب شهردار که سرش شلوغ و کلا یا جلسه بود و یا اینکه نبود!!! و کار من حدود چند روز به تاخیر افتاد.
آیا این مورد منطقی و درسته؟ چرا اون مسئول در حیطه اموری که باید دستوراتش رو صادر کنه، اختیارات نداشت؟
#کامنت
این مورد به نظرم خیلی قابل مشاهده هست. مثلا یه قضیه ای می بینی هزار تا پدر و مادر پیدا می کنه، یعنی امروز یه رویکردی راجع بهش وجود داره و یه تصمیمی گرفته میشه بعد پس فرداش می بینی یه جایی که اصلا اون قضیه در ظاهر بهش هیچ ربطی نداره میاد و یه تصمیم دیگه راجع بهش می گیره. مثل جریان : احداث جاده ها که از مسیر جنگل می گذره و یا قضیه اخیر مربوط به کنسرت ها. جایی صلاح دیده مجوزی داده، یه جادیگه میاد کلا تصمیم قبلی رولغو می کنه. خب تو همین وضعیت کلی هزینه زمانی، مالی و روانی داده شده بعد یه هو همه چی میره تو هوا. این تفکیک خیلی بهتر باید صورت بگیره تا هر کس جایگاه و حوزه اختیارش رو بدونه.
#مقاله
چهارده اصل هانری فایول با توجه به تغییراتی که در سیستم های تحت مدیریت اتفاق افتاده و کسب و کارهای جدید احتیاج به تغییراتی داره. در این مقاله به بررسی تغییرات این اصول پرداخته شده.
#پرسش
به لحاظ ساختاری ما با چه سازمان هایی رو به رو هستیم؟
#کامنت
خیلی هاشون تحصیلات دارن در زمینه مدیریت اما پای عمل که می رسه عملکرد مناسب دیده نمیشه. مگه تئوری درعمل دچار چه مشکلی میشه؟
شاید تئوری ها برای معضلات سازمانی ای که ما باهاش دست به گریبان هستیم پیش بینی ای نکرده.
عدم ارتباط موثر با زیر مجموعه خودشون ( اشراف نداشتن به مجموعه) .
عدم هماهنگی بین بخش های مختلف درگیر در کار .
عدم تعریف وظیفه مشخص برای کارکنان.
پیش بینی لازم صورت نمی گیره که بین کدوم بخش ها و ادارات برای حل یه مسئله باید ایجاد ارتباط بشه و در نتیجه از نیروی متخصص استفاده نمی کنن.
یه سری برنامه هایی که از بالا دستور العمل هست که باید انجام بدید اما گاها به اون سازمان هیچ ارتباطی ممکنه نداشته باشه و تمام انرژی اون مجموعه ممکنه چند وقت درگیر اون ماجرا باشه به جای اینکه به وظایف تخصصی خودشون بپردازن.
بر خلاف گذشته، امروزه سازمان ها تمایل دارن به سمتی پیش برن که ساختاری خود سازمانده داشته باشن.
سازمان ها رو بر اساس ساختار میشه به شکل زیر طبقه بندی کرد:
The traditional hierarchy :
ساختار سلسله مراتبی که متشکل از لایه ها و سیستمی بوروکراتیک هستند و از بالا به پایین چیده می شن و به دلیل فرم و صلبیتی که این سیستم داره خیلی از سازمان ها تغییراتی به سمت ایجاد ساختاری با لایه های کمتر و بوروکراسی کمتر رو لحاظ می کنن.
معایب: ارتباط از بالا به پایین چیده شده همکاری،نوآوری و تعامل در این سیستم کمتر دیده میشه (رییس مرئوسی هست ، دستور از بالا)
تجربه افراد کمتر به رسمیت شناخته میشه و حفظ نیروهای با استعدااد و کارا سخت هست در این مدل.
بزرگ ترین مزیتش: حفظ وضعیت موجود است. البته با توجه به بازار رقابتی احتمالا الان این مزیت محسوب نشه.
Flatter organizations :
نسبت به سیستم سازمان “سلسله مراتبی” لایه های کمتری داره برای ایجاد تعامل و همکاری بیشتر. سطوح پایین تر تعامل دو طرفه با لایه بالاتر دارن و بین افراد هم در هر سطح، تعامل وجود داره. این ساختار منطقی، مقیاس پذیر و عملی هست برای اجرا در سازمان های بزرگ و بسیاری از سازمان ها در سراسر جهان دارن به سمت این نوع از ساختار حرکت می کنن.
درست هست که هنوز اثری از سازمان “سلسله مراتبی” در این ساختار “مسطح تر” وجود داره اما همکاری و تعامل موجود در این ساختار باعث شده تا نسبت به سازمان “سلسله مراتبی” عملکرد بهتر و سریع تری داشته باشه. میشه گفت: اصلاحی از ساختار “سلسله مراتبی” هست.
ملزومات ساختار : وجود سیستم و فناوریی که تعامل و همکاری بین فردی رو تضمین کنه. با توجه به اینکه این نوع از ساختار کمتر وابسته هست به دستور از بالا و بیشتر تعاملی هست مدیران همچین سازمانی باید بدونند که کارکنانشون مجبور نیستن برای اونها کار کنن بلکه اونها خواهان این هستند که برای سیستم کار کنن.مدیران حامیان کارکنان هستن و نه برعکس.
خلاقیت چند شرکتی که این ساختار رو برگزیدند:
شرکت1- انعطاف پذیری و آزادی عمل در اینکه کجا و چگونه و چه موقع وظایف خودشون رو انجام بدهند.
شرکت2- عنوان های شغلی سنتی رو برداشتن و درعوض 4 سطح مدیریتی ایجادکردن که هر کارمند در یکی ازاین سطوح می گنجه. برنامه ای جهت مشارکت بیشتر کارکنان.
Flat organizations:
عنوان های شغلی نظیر مدیریت ارشد، مدیر و … وجود نداره. همه افراد به لحاظ سازمانی هم سطح هستن و این نوع سازمان سازمان “خودگردان” هم نامیده میشه. در این چنین سازمانی کسی به کارمند نمیگه چکار کنه بلکه خود فرد با توجه به نیاز و تیم های موجود، مشغول به فعالیت میشه. و افراد طرح پروژه می کنن.
به دلیل ویژگی های بالا شاید برای تعداد بالای کارمندان و سازمان های بزرگ قابل توصیه کردن نباشه. مگر اینکه موقع شروع با این سبک شروع کنید و در ادامه رشد پیدا کنه بر پایه این ساختار. در طی رشد حتی ممکنه بعضی ساختارها به سازمان اضافه بشه.
چالش های پیش روی این نوع از ساختار سازمانی:
ایجاد غیر رسمی ساختار سلسله مراتبی (بر اساس پیشینه سازمانی و …)
قابلیت اعتماد و پاسخگویی افراد
ایجاد باند و گروه درون سازمان
عدم تمایل افراد در مشارکت در یک کار تیمی
Flatarchies:
این نوع ساختار بین ساختار سلسله مراتبی و تخت هست. پویایی بالایی داره. تیم های با ساختار “مسطح” بعد از احساس نیاز تشکیل شده و عمل می کنن.
مزایا:
بالا بردن قدرت ابتکار و خلاقیت مجموعه
قابلیت اجرا در سازمان های کوچک و بزرگ، بوروکراسی کمتر، آزادی عمل.
بیشتر مناسب سازمان هایی هست که به دنبال توسعه و نوآوری و ارایه محصولات جدید هستن.
Holacratic organizations
هدف اصلی این ساختار توزیع تصمیم گیری در حالی که فرد فرصت انجام دلخواهش روداشته باشه. اینجا هم اثری از ساختار “سلسله مراتبی” به چشم میخوره اما این ساختار بر فردیت افراد واقع نیست بلکه درون تیمها و مجموعه ای از افراد تعریف شده. اطلاعات در دسترس هست و در کمیته ها موضوعات بررسی می شه.
این ساختار هم به نظر می رسه برای سازمان های کوچک و متوسط مناسب باشه. هنوز زمان لازمه تا تجربه بیشتری از بکارگیری این نوع ساختار کسب کنیم.
برای مطالعه بیشتر نوع آخر به این صفحه هم سری بزنید.
برای درک بهتر هر سازمان تصویر بالا رو نگاه کنید.
بعضی وقتا یه آدمایی که تجربه ی مدیریتی هم حتی ندارن اون قدر فشنگ یه برنامه ی ساده رو مدیریت میکنن که حال میکنی 
ما یه برنامه ی رصد رفتیم مرداد، که درش یه گروه بیست نفره بودیم و مدیر برنامه یه آقایی بودن با خانمشون که مغازه ظرف فروشی داشتن. این برنامه اون قدر خوب برگزار شد که الان اصلا یادم نیست که ایا کمبودی داشت یا نه. خود ایشون حواسشون به همه چی بود، از آب و هیزم گرفته تا هماهنگی بین اعضا. و البته همه اینا صرفا توسط ایشون مدیریت میشد و از خود اعضا کمک گرفته میشد:
برا این برنامه ی بیست نفره، یه گروه تلگرامی ساخته شد قبل برنامه که حدود دو هفته در این گروه در حال هماهنگ کردن برنامه و در نظر گرفتن جزئیات بودیم.
اخیرا هم یه برنامه رصد برگزار کردیم، که تازه بعد از این برنامه فهمیدم مدیر برنامه ی قبلی چقد کارش خفن بود. در این برنامه که ظرف نیم ساعت برنامه ریزی شد(!)، هیچی با هیچی هماهنگ نبود.
تو این برنامه ی رصد جنگ شادی و مجری برا مسابقه حضور داشت، ولی برا ۲۰۰ نفر شرکت کننده ۱ تلسکوپ موجود بود! فرض کنین 
به نظرم هدف اینجا خیلی مهمه.
تا الان کتاب‌ها و مقالات زیادی برای ویژگی‌های یه مدیر خوب منتشر شده. اما من با خیلیاش نتونستم ارتباط خاصی بگیرم. اما دو مورد رو بر اساس تجربه محدودی که دارم و نمونه‌هایی که دیدم می‌تونم اشاره کنم.
به نظرم مهم‌ترین ویژگی یه مدیر خوب همدلی با کارکناشه. به نظرم کارکنان مهم‌ترین دارایی یه کسب و کار هستند؛ حتی مهم‌تر از مشتری. کارکنان هستند که ارزش پیشنهادی کسب و کار رو خلق می‌کنند. یه مدیر زمان زیادی رو با تیمش سپری می‌کنه و لازمه که رابطه خوبی رو با اونا شکل بده. کارکنایی که لذت ببرن از کارشون، کار باکیفیت‌تری رو هم ارائه می‌دن. برای این که بیشتر با این موضوع آشنا بشید پیشنهاد می‌کنم کتاب «رهبران آخر غذا می‌خورند» رو بخونید یا «سایمون سینک» رو سرچ کنید و با دیدگاهش آشنا بشید.
مورد بعدی توانایی مدیر برای گرفتن تصمیات سخته. مدیریت هنر تخصیص منابعه. یه مدیر همیشه با انتخابای چالشی مواجهه. برقراری تعادل بین پارامترهای تصمیم‌گیری همیشه شدنی نیست و لازمه بعضی چیزا رو فدا کرد. لازمه بتونی دوست صمیمیت رو که کسب و کاری رو با هم شروع کردین و الان می‌بینی برای ادامه راه نمی‌تونه کمکت کنه اخراج کنی.
لازمه بدونی که کِی باید چقدر از چه چیزی رو فدا کنی!
برای مطالعه بیشتر در این مورد هم کتاب «سختی کارهای سخت» رو معرفی می‌کنم. کتابی که سیاهی‌های مدیریت رو جلوی چشماتون میاره.
