شما هر چند وقت خودتان را در موقعیتی می‌بینید که وقتتان در حال تمام شدن است؟ هر هفته، هر روز، هر ساعت؟ برای بسیاری از مردم، این طور به نظر می‌رسد که هیچ وقت زمان کافی در روز وجود ندارد تا همه کارها را تمام کنند.
وقتی بدانید چگونه زمان خود را مدیریت کنید، در مورد کارهایی که انجام می‌دهید کنترل خواهید داشت.
برای شناسایی جنبه‌هایی از مدیریت زمان که شما در آن نیاز به کمک بیشتری دارید آزمون زیر را انجام دهید. نتیجه این آزمون، ابزارهای خاصی را به شما نشان خواهد داد که به شما کمک خواهند کرد تا مؤثرتر و با کارایی بیشتری کار کنید.
مدیریت زمان شما چقدر خوب است؟
دستورالعمل شرکت در آزمون
برای هر سوال، امتیازی را انتخاب کنید که شما را به بهترین وجه توصیف می کند و نه گزینه‌ای که فکر می‌کنید باید باشید!
امتیاز گزینه ها:
- به هیچ وجه
- به ندرت
- گاهی وقت‌ها
- اغلب
- در بسیاری از موارد
در نهایت مجموع امتیازهای خود را حساب کنید و تفسیر آزمون را بخوانید. اگر نمره‌تان به یک سوال بالا نبود نگران نباشید!
- من روی وظایفی کار می‌کنم که بالاترین اولویت را دارند.
- من خودم را در موقعیتی می‌یابم که در حال تکمیل وظایفم در آخرین لحظات هستم و یا حتی درخواست وقت اضافه دارم.
- من برای زمان‌بندی و برنامه‌ریزی اوقاتی را کنار می‌گذارم.
- من می‌دانم که برای هر کدام از وظایف مختلفم چقدر زمان صرف کردم.
- من خودم را در موقعیتی می‌یابم که در حال سر و کله زدن و کنار آمدن با وقفه‌های زمانی هستم.
- من برای اینکه تصمیم بگیرم چه کارها و فعالیت‌هایی باید انجام دهم از هدف‌گذاری استفاده می‌کنم.
- من در زمان‌بندی‌هایم وقت‌هایی را برای پیشامدهای احتمالی قرار می‌دهم تا با اتفاقات غیر منتظره مقابله کنم.
- من می‌دانم که آیا کارهایی که انجام می‌دهم ارزش بالا، متوسط یا پایین دارند.
- وقتی کار یا وظیفه جدیدی به من واگذار می‌شود، من اهمیت آن را تجزیه و تحلیل می‌کنم و بر این اساس آن را اولویت‌بندی می‌کنم.
- من در مورد مهلت‌ها، ضرب الاجل‌ها و تعهدات استرس دارم.
- حواس پرتی من را از کار کردن روی وظایف مهم و بحرانی باز می‌دارد.
- برای به پایان رساندن کارها و وظایفم باید آن‌ها را با خودم به خانه ببرم.
- من برنامه اقدام یا لیست کارهایم را اولویت‌بندی می‌کنم.
- من اولویت‌هایم را با رییس یا کارفرمایم هماهنگ می‌کنم.
- پیش از آنکه کاری را انجام دهم، بررسی می‌کنم که نتایجش ارزشِ زمانی که به آن کار اختصاص می‌دهم را داشته باشد.
تفسیر آزمون مدیریت زمان
حال وقت آن است که جمع نمره‌های سوال‌ها را حساب کنیم و ببینیم چه خبر است؟
-
۱۵-۳۰، خبر خوب این است که شما فرصتی عالی برای بهبود اثربخشی‌تان در کار و موفقیت طولانی مدت‌تان دارید! با این حال برای تحقق این امر، شما باید مهارت‌های مدیریت زمان خود را به طور اساسی بهبود دهید. برای شروع ادامه‌ی همین متن را بخوانید.
-
۳۱-۴۵؛ شما در بعضی موارد خوب هستید، اما در موارد دیگری جای پیشرفت وجود دارد. روی موارد جدی‌ای که در پایین ذکر شده تمرکز کنید، و به احتمال زیاد استرس کارها برایتان کمتر خواهد شد.
-
۴۶-۷۵؛ شما زمانتان را به طور مؤثری مدیریت می‌کنید! با این حال، موارد زیر را بررسی کنید تا ببینید آیا چیزی هست که بتوانید آن را انجام دهید تا اوضاع را از این هم بهتر کنید.
هدف‌گذاری[1]
برای آنکه زمانتان را به صورت مؤثری مدیریت کنید، باید اهدافی در نظر داشته باشید و هدف‌گذاری کنید. وقتی می‌دانید که به کجا می‌روید، می‌توانید ببینید که چه کاری و با چه ترتیبی باید انجام شود. بدون هدف‌گذاری مناسب، زمانتان را در ملغمه‌ای از اولویت‌های متناقض هدر می‌دهید.
مردم تمایل دارند که هدف‌گذاری را نادیده بگیرند، زیرا هدف‌گذاری تلاش و زمان نیاز دارد. آنچه آن‌ها نتوانستند در نظر بگیرند این است که زمان و تلاش کمی برای هدف‌گذاری، موجب صرفه‌جویی در مقدار زیادی وقت، تلاش و ناامیدی در آینده می‌شود.
اولویت‌بندی[2]
اولویت‌بندیِ مواردی که باید انجام شوند بسیار مهم است. بدون اولویت‌بندی، ممکن است خیلی سخت کار کنید، اما نتوانید به نتایجی که می‌خواهید برسید، زیرا در حال کار روی چیزی هستید که اهمیت استراتژیک ندارد.
افراد معمولا یک «لیست از کارهای ممکن» دارند. مشکل اکثر این لیست‌ها این است که فقط یک مجموعه و از کارهایی است که باید انجام شوند، بدون هیچ نظم و قاعده‌ای. به همین دلیل کاری که انجام می‌دهند بدون ساختار و سازمان‌دهی است. چطوری روی کارهای درون لیست‌تان کار می‌کنید؟ از بالا به پایین، پایین به بالا، ساده‌ترین به سخت‌ترین؟ …؟
برای آنکه با کارایی بیشتری کار کنید، باید روی مهمترین وظیفه‌تان، همان وظیفه‌ای که در ارزیابی‌هایتان بالاترین نمره را گرفته است، وقت بگذارید و کار کنید. به این ترتیب، شما درگیر موقعیتی نمی‌شوید که در لحظات پایانی مهلت انجام کارِ مهمی در حال تقلا کردن و دست و پا زدن برای تمام کردن آن باشید.
مدیریت وقفه‌ها[3]
داشتن یک برنامه و دانستن نحوه‌ی اولویت‌بندیِ آن یک چیز است. مسئله بعدی این است که چه کاری باید انجام شود تا از وقفه‌هایی جلوگیری کند که در طول روز با آن‌ها روبرو می‌شوید. خیلی زیاد دیده شده که مدیران زمان‌های بدون وقفه کمی برای پرداختن به کارهای با اولویت بالا دارند. همواره تماس‌های تلفنی، درخواست اطلاعات، سوال کردن از کارکنان، و مجموعه‌ای از رویدادهایی که به طور غیر منتظره رخ می‌دهند باعث وقفه‌هایی در کار آن‌ها می‌شوند. بعضی از این موارد که باعث وقفه می‌شوند باید بلافاصله رفع و رجوع شوند، اما بقیه‌شان باید مدیریت شوند.
با این حال، در مورد برخی از شغل‌ها وقتی مردم به شما نیاز دارند، شما باید در دسترس آن‌ها باشید. وقفه‌ها بخش‌های مهم و طبیعی زندگی هستند. با این حال، سعی کنید وقفه ها را به صورت هوشمندانه‌ای کم کنید. اما مطمئن شوید مردم را از وقفه ایجاد کردن در کارتان نترسانید، مخصوصا در زمان‌هایی که لازم است.
تعویق[4]
جمله «بعدا بهش رسیدگی می‌کنم» منجر به سقوط و زوال بسیاری از کارمندان خوب شده است. بعد از تعداد زیادی «بعدا» کار به نحوی انباشته می‌شود که هر قسمت آن انجام نشدنی به نظر می‌رسد. تعویق به همان اندازه که وسوسه کننده است، مرگبار هم هست. بهترین راه غلبه بر تعویق این است که شما متوجه شوید واقعا دارید کاری را به تعویق می‌اندازید. بعد باید بفهمید که چرا کاری را به تعویق می‌اندازید. شاید از شکست خوردن می‌ترسید؟ شاید از موفق شدن می‌ترسید؟!
وقتی که فهمیدید چرا کاری را به تعویق می‌اندازید، می‌توانید برنامه‌ریزی کنید که از این عادت خلاص شوید. برای به پایان رساندن کار به خودتان جایزه بدهید، و به طور منظم عواقب وحشتناکی که انجام ندادن این وظایف خسته کننده دارند، را به خودتان یادآوری کنید!
برنامه ریزی[5]
مهمترین و مؤثرترین قسمت مدیریت زمان به برنامه‌ریزی مؤثر زمانتان بستگی دارد. وقتی می‌دانید اهداف و اولویت‌هایتان چه چیزهایی هستند، باید نحوه‌ی برنامه‌ریزی برای نگه داشتن شما در مسیر را یاد بگیرید.
یعنی عوامل مؤثر روی زمان‌هایی که برای کار در دسترس دارید، را بشناسید. شما نه تنها باید کارهایی که در اولویت بالاتر قرار دارند را برنامه‌ریزی کنید، بلکه باید برای وقفه‌ها و اتفاق‌های غیر منتظره هم زمان‌هایی را خالی نگه دارید؛ در غیر این صورت باعث به وجود آمدن هرج و مرج و آشفتگی در زمان‌بندیتان می‌شوند. با تنظیم یک برنامه‌ریزی پایدار که هم اولویت‌هایتان و هم اهداف شخصی‌تان را در نظر می‌گیرد، شما یک ترکیب برنده در اختیار دارید: برنامه‌ای که به شما اجازه می‌دهد تا زمانتان را کنترل کنید و زندگی‌تان را در تعادل نگه دارید.
مدیریت زمان یک مهارت اساسی است که به شما کمک می‌کند که کار خود را تحت کنترل نگه دارید، در عین حال به شما کمک می‌کند تا استرس را در کمترین حالت حفظ کنید.
همه ما دوست داریم که روزانه چند ساعت اضافی داشته باشیم. وقتی می‌بینیم که این کار غیرممکن است، باید هوشمندانه‌تر کار کنیم: روی چیزهایی که اولویت بالاتری دارند، و سپس برنامه‌ریزی مناسبی داشته باشیم که بازتاب کار و اولویت‌های شخصی‌مان باشد.
با استفاده از این‌ها، می‌توانیم با تمرکز و اثربخشی بیشتری کار کنیم، و واقعا به اهداف، آرزوها و جاه‌طلبی‌هایی که خیلی برایمان مهم است، برسیم!
پرسشی در این زمینه: چه طوری چند کار را به طور همزمان انجام بدهم؟ برنامه‌ریزی چیه؟