چطور میشه خرد جمعی و ایده‌های تیم، دپارتمان یا حتی کل سازمان رو استخراج کرد؟ و چطور این کار رو به شکلی انجام بدیم که صدای همه شنیده بشه و نه فقط صدای اون‌هایی که فعال‌تر هستن؟ یکی از چالش‌های جمعی پادپُرس رو در نظر بگیرین، چی کار کنیم که افراد با طبع و روحیات مختلف بتونن درش همراه شن؟
روش یادداشت کوتاه کراوفورد: تولید ایده از تعداد زیادی مشارکت‌کننده
روش ساده و موثری برای طوفان ذهنی وجود داره که به نظر همه‌ی اعضای تیم، حتی افراد ساکت‌تر، وزن یکسانی میده. اسم این روش، روش یادداشت کوتاه کراوفورد[1] هست که توسط سی. سی. کراوفورد استاد آموزش در دانشگاه کالیفرنیای جنوبی، در دهه ۱۹۲۰ ابداع شد. در این روش ایده‌های افراد با استفاده از برگه‌های یادداشت یا استیکی‌نوت‌ها جمع میشه. ممکنه بارها از این روش برای تولید ایده استفاده کرده باشین، بدون اینکه اسمش رو شنیده باشین!
تحقیقات نشون داده که این روش می‌تونه عملکرد طوفان ذهنی رو بهبود ببخشه. با استفاده از روش کرافورد نه تنها به تولید ایده‌ها و راه‌حل‌های وسیع و زیاد کمک می‌کنین، بلکه به افراد کمک می‌کنین تا وارد فرآیند ایده‌پردازی بشن و احساس کنن که مشارکتشون ارزشمنده.
نوشتن به جای حرف زدن در طول جلسات، مزایای اضافی هم داره:
- به افراد کمک می‌کنه بدون مزاحمت فکر کنن،
- زمین بازی رو بین افراد ساکت و شرکت‌کننده‌های پرشور متعادل می‌کنه،
- دریافت ایده‌های مشابه افراد، میزان محبوبیت هر ایده رو هم نشون میده.
روش کرافورد و تکنیک‌های خلاقیتِ دیگه برای طوفان ذهنی روی تولید ایده و مشارکت افراد تمرکز دارن و به ایجاد یه خروجی گروهی از ایده‌ها کاری ندارن. اگر دنبال رسیدن به یک جمع‌بندی گروهی برای معضل خاصی هستین، به جای این روش‌ها از روش دلفی[2] یا روش شمارش تعدیل‌شده‌ی بوردا[3] استفاده کنین.
چطور از روش کرافورد استفاده کنین؟
آماده‌سازی برای جلسه‌ی طوفان فکری
-
قبل از جلسه، به این فکر کنین که چطور می‌خواین مسئله‌ای که قراره حل بشه، رو به تیم معرفی کنین، چطور مشارکت‌ها رو تحلیل کنین، و چطور به مشارکت‌کننده‌ها بازخورد بدین.
-
برگه‌های یادداشت رو آماده کنین تا در اختیار افراد قرار بدین. بسته به نوع چالش، ممکنه از افراد بخواین بین ۵ تا ۲۵ مشارکت داشته باشن، پس به اندازه کافی برگه دم دست داشته باشین.
خلاصه‌سازی و تسهیل مشارکت افراد تیم
-
در شروع جلسه یا کارگاه، معضلی که قراره در موردش طوفان ذهنی انجام بشه رو به روشنی معرفی کنین. به طور مشخص حرف بزنین ولی تا حد ممکن توضیحات رو ساده نگه دارین. هرجا که لازم شد از عکس، کلیپ یا تصاویر ضبط شده برای تفهیم مسئله و به فکر واداشتن افراد استفاده کنین. به مشارکت کننده‌ها بگین که مشارکت اون‌ها استفاده خواهد شد و توضیح بدین که به چه شکلی بازخورد بهشون داده میشه!
-
از مشارکت‌کننده‌ها بخواین تا هرچقدر می‌تونن ایده یا پیشنهاد بنویسن، تاکید کنین هر ایده و پیشنهاد باید روی یک برگه جدا نوشته بشه. در حالت ایده‌آل، بهتره بین ۵ تا ۲۵ ایده از هر نفر گرفته بشه. وقتی اکثر افراد از نوشتن دست کشیدن، می‌تونین نوشتن ایده رو متوقف کنین.
تحلیل مشارکت‌ها و ایده‌ها
- مشارکت‌ها رو دسته‌بندی کنین و ایده‌های مشابه رو کنار هم قرار بدین. چگونگی اینکار بسته به نوع چالش داره. برای مثال، اگر دنبال پیشنهادهایی برای بهبود خدمات به مشتری هستین، می‌تونین براساس فعالیت‌های اصلی در فرآیند خدمات عمل کنین و پیشنهادها در مورد هر فعالیت رو در دسته‌ی جدایی قرار بدین. تعداد برگه‌های مربوط به هر پیشنهاد رو بشمارین، از این روش شما معیاری برای میزان محبوبیت هر پیشنهاد در دست دارین!
بازخورد به ایده‌پردازها
- ممکنه هفته‌ها و ماه‌ها طول بکشه تا از دل پیشنهادها یک راه‌حل مشخص طراحی و اجرا بشه. برای همین بهتره مستقل از اینکه یه ایده استفاده میشه یا نه، بعد از جلسه‌ی طوفان فکری، به افراد بازخورد مناسب داده بشه. این بازخورد، به اون‌ها این حس رو منتقل می‌کنه که مشارکت اون‌ها ارزشمند بوده و جدی گرفته شده. یادتون باشه که وقتی که راه‌حل‌ها رو به کار می‌برین، بازخوردهای بیشتری رو به مشارکت‌کننده‌های اصلی بفرستین.
خیلی خوب میشه که تحلیل نتایج و بازخورد، در طول جلسه انجام بشه. بازخورد خوب و سریع می‌تونه خیلی تاثیرگذار و قدرتمند باشه. البته یادتون باشه که وقتی در حال آماده‌سازی بازخورد هستین، افراد رو بدون دلیل معطل نکنین. اگر این مرحله زیاد طول می‌کشه، می‌تونین جلسه رو تموم کنین و در اسرع وقت بازخورد رو به افراد بدین!
فهرست منابعی برای یادگیری تفکر خلاق