حیاتی‌ترین فرآیند در تشکیل تیم، قرار دادن توانایی‌ها و مهارت مناسب در جای مناسب در ترکیب تیم هست. در این موضوع روی سه ابزار برای این کار مانور میدیم.
فایل اکسل[1] مناسب برای ارزیابی اعضای موجود یا احتمالی تیم رو به شما معرفی میکنیم و به شما نشون میدیم که چطور از اون برای ارزیابی موارد زیر استفاده کنین:
- دانش عملکردی و تکنیکی
- مهارتهای کار تیمی
- قابلیتهای انطباق‌پذیری
در مرحله بعد، به مدلی نگاه خواهیم کرد که شخصیت انفرادی اعضای تیم شما رو ارزیابی میکنه. این مدل همچنین به شما میگه که چطور خصوصیات شخصیتی رو به نوع عملکردی که در تیم مورد نیازه، ربط بدید. همینطور بهتون کمک میکنیم که تعادل مناسب برای تنوع رو پیدا کنید. بعد از سر و کله زدن با ترکیب تیم، به تعداد تیم می‌پردازیم. در نهایت به بعضی پرسشهای متداول که در طول فرآیند تشکیل تیم پیش میان، جواب خواهیم داد.
مسئله‌ی هزینه برای اعضای تیم (یعنی چقدر برای به دست آوردن یک عضو باید هزینه کنید) در اینجا مورد بحث قرار نمی‌گیره.
تناسب بین دانش کاری و اعضای تیم: آیا اعضا میدونن باید چکار کنن؟
دانش عملکردی و تکنیکی، دانشی هست که برای تبدیل ورودی[2] به خروجی[3] لازمه. این دانشِ کاری[1:1] برای موثر بودن تیم ضروریه و مهمترین چیز در هنگام انتخاب افراد برای تیمتون به شمار میره. خوب، کدوم عضو محتمل یا کنونی تیمتون این دانش رو داره؟ و کجا کمبودی در این دانش وجود داره که نیاز هست برطرف بشه؟ برای کمک به بررسی این مسئله، از صفحه‌ی کار مخصوصی استفاده میکنیم که بهتون کمک میکنه دانش عملکردی/تکنیکی لازم برای تیم رو ارزیابی کنین و همینطور بفهمین کدوم عضو میتونه در این زمینه مفید باشه.
حالا بریم سراغ فایل اکسلی که میتونین برای انتخاب اعضای تیم استفاده کنین:
صفحه کار تیمی.xlsx (41.8 کیلوبایت)
در صفحه کار اولِ این فایل، اطلاعات رو در نواحی آبی میتونین وارد کنین، نواحی خاکستری شامل اطلاعاتی هستن که میتونین نادیده بگیرین و نواحی طلایی اطلاعات محاسبه شده‌ای رو بهتون نشون میده که به اونها واقعا علاقه‌مندید و نیاز دارین!
تحلیل مهارتهای مربوط به کار
اولین قدم در استفاده از این صفحه کار اینه که به مهارتهای مرتبط با کاری فکر کنین که نیاز خواهید داشت: چه وقتی به اونها نیاز خواهید داشت و چقدر برای شما مهم هستن. با هفت یا تعداد کمتری از مهمترین مهارتهایی شروع کنین که تیمتون برای انجام موثر کارش به اونها نیاز داره[4]. اینها رو در بالای صفحه کار، ردیف ۴، ستون D تا J وارد کنید.
نکته‌ی مهم: این مهارتها باید واضح و شفاف باشن. اگر اینطور نیست، با کسانی که در کار شما مهارت دارن، مشورت کنید تا ببینید در مورد مهمترین مهارت مورد نیاز چه نظری دارن.
اینجا بهتره اول دست نگه دارین و به دقت بررسی کنین که در مهارتهایی که میخواید در تیم باشه، چقدر تنوع وجود داره. مثلا، اگه میخواید یک تیم تحقیقات دارویی راه بندازین، باید تصمیم بگیرین که آیا فقط میخواید شیمی‌دان و متخصص بازاریابی داشته باشین، یا بهتره یک متخصص امور مالی هم در کار وارد بشه[5].
در مرحله بعد، در ردیف «تجربه مورد نیاز»، به طور مختصر میزان انتظار از سطح مهارت لازم برای تیم رو وارد کنین. گاهی به میزان بالایی از مهارت[6] نیاز دارین و گاهی هم داشتن دانش پایه در مهارت مورد نظر براتون کافیه.
در ردیف ۶، ردیف «الان/بعدا»، این رو مشخص کنین که این دانش رو در ابتدای پروژه لازم دارین یا زمانی که تیم باید این مهارت رو در زمان اعمال کار مربوط به اون، فراهم کنه. این تصمیم بر اساس بازه‌ی کاری و پیچیدگی دانش گرفته میشه. اگر بازه کوتاهه، دانش کاری رو در ابتدای پروژه نیاز خواهید داشت، چون زمان برای کسب این دانش در طول کار وجود نداره. اگر دانش پیچیده‌ست، باز هم امکان کسب اون در طول پروژه وجود نداره.
اگه مهارت رو در اول کار میخواید، در خانه مناسب جدول N رو قرار بدین، اگر مهارت رو بعدا لازم دارین، در خانه مناسب جدول L رو قرار بدید. بعدتر میبینین که این کار چطور به تقسیم مهارتها کمک میکنه.
در مرحله آخر از تحلیل مهارتها، به این فکر کنین که این مهارت چقدر در تیم شما اهمیت داره. در ردیف «اهمیت»، از یک تا پنج به مهارتهایی که به ترتیب خیلی مهم نیستن تا بی‌نهایت مهم امتیاز بدین. این طوری خیالتون راحته که وزن لازم رو به مهارتهای بسیار مهم دادید.
مثال تیم انتشاراتی برای تحلیل مهارتهای کاری
برای نمونه این کار رو برای تحلیل مهارتهای یک تیم در شرکت انتشاراتی انجام دادیم که در صفحه کار دوم از فایل اکسل در دسترسه.
میبینین که شرکت شش مهارت مهم رو برای کار در نظر گرفته و ستون هفتم خالیه. در ضمن، میبینین که چند مهارت میتونن اهمیت یکسانی داشته باشن.
تشخیص مناسب‌ترین فرد برای یه کار در تیم، بر اساس سطح مهارت
حالا که مهارتهای مهم رو مشخص کردیم، قدم بعدی نگاه کردن به اعضای تیم یا اعضای احتمالی تیم و ارزیابی این نکته‌ست که مهارتهای اونها چقدر با مهارتهای لازم انطباق داره.
اسامی افراد رو در ردیفهای آبی در ستون B بنویسین. بعد تو هر ردیف، دانش تکنیکی و عملکردی هر شخص رو ارزیابی کنین، تجربه‌ای که در شاخه مورد نظر دارن رو هم در نظر بگیرین.
میخوایم ارزیابی کنیم که آیا یه عضو تیم دانش کاری مورد نیاز رو داره یا نه. برای این کار، لازمه ببینیم آیا این فرد
- زمینه تکنیکی مناسب رو داره؟
- میدونه باید چکار کنه؟
- تصویر بزرگتر رو می‌بینه؟
برای اعضای تیم، به هر عضو امتیازی از ۰ تا ۵ بسته به میزان دانش در اون مهارت، از بدون دانش تا دانش استثنایی در اون مهارتبدین. طبیعتا، اعضایی که در کل بالاترین امتیاز رو می‌گیرن، بهترین انتخابها بر حسب دانش کاری هستن. توجه کنید که اینجا قرار نیست افراد رو در زمینه اون مهارت رتبه‌بندی کنین و افراد میتونن امتیاز یکسانی داشته باشن.
اگه اینها رو تو فایل اکسل وارد کنین، میبینین که به مهارت برحسب اهمیت، به طور خودکار وزن داده شده. برای مهارتهایی که الان نیاز دارین، عددهای وزن‌دار در ردیف خاکستری اول بعد از ردیف آبی، نمایش داده میشه و ردیف خاکستری بعدی، مربوط به مهارتهایی هست که بعدا نیاز خواهید داشت.
مثال تیم انتشاراتی برای تحلیل فرد مناسب
نتیجه این کار برای تیم انتشارات مثالمون این شکلی میشه:
و البته امتیاز نهایی مربوط به کار برای هر عضو هم به این شکل درمیاد:
خب جناب مدیر حالا میتونه راحت ببینه که هلن برانسان از نظر مهارتی بهترین کاندید هست. علاوه بر این، هلن مهارت مارکتینگ، وایرستاری و نوشتاری قوی داره که اون رو عضوی بسیار ارزشمند میکنه.
ولی با نگاه به ردیفهای ۳۲ و ۳۳ در شکل اول، مدیر تیم میتونه ببینه که تیم از نظر تکنیکی ضعیفه. بنابراین یا باید شخصی رو پیدا کنه که دارای مهارت تکنیکی خوب در کنار بقیه مهارتهای کاری باشه، یا باید از منبع دیگه‌ای این مهارت رو برطرف کنه.
بعضی وقتها ممکنه که یه کاندید داشته باشین که تو دو تا از مهارتهای متفاوت قوی باشه و بعضی وقتها ممکنه دو کاندید داشته باشین که دانش مجموع اونها بتونه قابلیت مورد نیاز تیم رو تامین کنه. البته ممکنه در زمانهایی هیچ کاندیدی دارای دانش مورد نظر نباشه. این مورد یک شکاف مهارتیه که باید روی پر کردن اون تمرکز داشته باشین.
خوب، حالا اگه آدمها تو تیم جدید شما از نظر مهارتی نزدیک به هم باشن یا بیش از یه کاندید مناسب برای یه مهارت خاص داشته باشین، چیکار باید کرد؟ در این حالت باید به نمره اعضا در مهارتهای کار تیمی و قابلیتهای انطباقی نگاه کنین که موضوع مقاله‌ی بعدی‌مون هست.
ترتیب زیر رو برای مطالعه‌ی مقالات کار تیمی پیشنهاد میکنم:
- فرمول تیم شما کدومه: ۲+۲ بزرگتر از ۵ هست یا کوچیکتر از ۳؟
- به نظرتون تیم چیه؟!
- چرا و چه موقع برای انجام یه کار، تیم از گروه بهتره؟
- تیم موثر چطور کار میکنه؟
- چطوری یه تیم کاری تشکیل میدی؟
- ترکیب مناسب مهارتها برای تشکیل یه تیم موثر چیه؟
که میتونه هر چیزی باشه، مثلا بیمار، قطعات ماشین، اطلاعات ↩︎
شخص سالم، ماشین، روزنامه ↩︎
از مهارتهای پایه مثل آشنایی با کامپیوتر صرفنظر کنین، فرض اینه که این مهارتها در اشخاص وجود داره. روی قابلیتهای مرتبط با کار تمرکز کنین. ↩︎
بعد به این نگاه میکنیم که چطور روی میزان تنوع در تیم تصمیم‌گیری کنین. ↩︎
فرد مجرب ↩︎